Listele de prioritati - pe plan profesional (partea I)

 

     Prioritati peste prioritati, dorinte, planuri, sumedenie de urgente, checklist-uri, s.a.m.d. ...in fiecare zi suntem asaltati de lucruri pe care trebuie sa la rezolvam cat mai bine si, evident, intr-un timp cat mai scurt.  In acelasi mod, fie ca vorbim despre job sau despre viata privata, zilnic ne gandim si la dorintele noastre si la planurile pe termen scurt, mediu sau lung. In egala masura a bifa aspectele de realizat de pe lista de "to do" de la job si de pe lista de "to do" pe plan personal  implica timp si efort. 

     Prioritizarea, selectia si planificarea sunt cuvinte cheie si reprezinta piatra de temelie de la baza planului nostru zilnic de actiune. Desi factorii externi sunt cei care perturba de cele mai multe ori desfasurarea lina a lucrurilor, sunt foarte multe cazuri in care propria dezorganizare este cea care este responsabila de "prabusirea" propriilor planuri. 

      In ceea ce ma priveste recunosc faptul ca am tendinta de a ma pierde in detalii, asta si din cauza ca imi doresc sa rezolv cat mai multe lucruri intr-un timp cat mai scurt si "eficientizarea" mea se trasnforma astfel, in superficialitate si neatentie. Drept urmare, pentru a evita situatiile in care eficienta imi poate fi pusa la indoiala,  am devenit "omul listelor" si aplic urmatoarea reteta:

1. ajung la birou si imi notez toate chestiunile pe care le am de rezolvat pe ziua in curs (asta daca nu cumva am deja creionata lista de "to do" din ziua precedenta). Principiul schitarii listei este urmatorul, aparent unul simplu: Urgente si Non -urgente

2. evident, din mers, pe parcursul zilei mai apar cel putin inca pe atatea lucruri de rezolvat, pe care le notez cu religiozitate in agenda (mailurile curg, telefoanele suna, uneori raspunzi la un mail in timp ce vorbesti la telefon, etc)

3. intr-un moment de respiro rezolv lucrurile marunte, iar pe cele care implica mai mult timp le inserez in lista initiala. Intrebarea este cum facem asta, tinand cont ca toate sunt "URGENTE"? Incerc sa nu ma dezic de la a-mi adresa urmatoarea intrebare: " daca nu eram la birou in momentul in care a venit un mail "urgent" de exemplu, nu ar fi putut sa rezolve altcineva situatia, sau nu ar fi suportat amanare?" Daca raspunsul este ca ar fi putut, atunci il plasez in categoria fara urgenta si ma voi ocupa de el cand va veni momentul (de preferat la finalul zilei sau cel tarziu a doua zi). 

4. Nu sunt adepta dictonului : "Lucrurile se rezolva de la sine", ci a proverbului; "Nu lasa pe maine, ce poti face azi!" (daca ne organizam si stim cu adevarat ce este prioritar si urgent reusim sa ne intram in ritm si sa bifam cu succes toate provocarile zilei)

4. chestiunile pe care le incadrez in categoria "Non-urgente"le voi rezolva in ordinea in care vin (de preferat cu calm si fara consum nervos inutil)

5. nu in ultimul rand, deoarece job-ul meu este de a lucra cu clientii, principiul de baza dupa care ma ghidez este de a acorda prioritate maxima rezolvarii situatiilor legate de acestia. Clientii nu trebuie lasati sa astepte si promptitudinea este calitatea pe care ei o apreciaza cel mai mult. In egala masura acest lucru atrage dupa sine multumirea clientului si recomandari pe viitor.

 Astfel, daca respect cele de mai sus, ziua decurge in mod normal si lucrurile vor fi rezolvate, urmand ca ziua ce vine sa o luam de la capat!

                                                                                         to be continued...

   

Pasiunile si armonia

 

      Vreau sa va impartasesc un citat din Yukio Mishima, care imi place in mod deosebit. Nu vreau sa il comentez sau sa il discut, vreau doar sa il cititi, sa va regasiti in el si  sa reflectati asupra ideilor abordate:

" Pentru ca la, la varsta aceea, incepusem deja sa-mi dau seama ca pasiunile se nasc de fapt din neputinta omului de a percepe lipsa de armonie si nepotrivirile dinlauntrul sau. Convingerea mea naiva ca eram de nezdruncinat a inceput sa se clatine si a trebuit sa ma lupt s-o mentin. Increderea s-a transformat in vointa, iar ceea ce fusese firesc a devenit cautare....Mai mult decat atat, n-am nevoie sa ma feresc de razele inveninate ale viselor mele, proiectate in trecut si reflectate inapoi de acesta. In inima mea, acum, rezoneaza distinct frumusetea pericolului, mai degraba decat pericolul frumusetii, iar tineretea nu mi se mai pare deloc hazlie....

A invata de la istorie nu inseamna doar a lua in considerare caracteristicile unei parti a trecutului si a le folosi pentru a indrepta prezentul. Nu putem lua o piesa de o anumita forma din mozaicul trecutului, incercand sa o potrivim intr-un spatiu gol din prezent. Acest lucru ar insemna sa ne jucam cu istoria - un joc copilaresc. Oricat de bine ar semana puritatea din trecut cu cea din prezent, ele izvorasc din conditii istorice diferite, iar noi nu trebuie sa uitam acest lucru. Daca ai pornit in cautarea unei puritati a spiritului asemanatoare, ar trebui sa o cauti in prezent, sub aceleasi conditii istorice, dar in  "ideologii opuse". Este o atitudine modesta potrivita cu micimea "eului din ziua de azi" si, astfel, puritatea spiritului poate fi abstractizata ca o problema istorica si studiata ca "motivatie umana" care transcende istoria. "    

Searching...

 

Chiar trebuie sa incercam sa aplicam dictonul de mai sus, daca dorim sa ni se infatiseze noi perspective. 

We must take the chance and exit our comfort zone and face God knows what! No matter what happens, remember that:

and you will soon forget it! Take you're chance and you will certainly have something to win!

Doar un job? Sau un "concept-job"?

     Acum cateva momente am dat peste un pliant (apropo de pliante si flyere primite pe strada, pe care le sortam in buzunare) al unui "concept-store" (nu am sa divulg numele pentru a nu face reclama), pliant care mi-a atras atentia prin simplitate si mesaj. Mesajul, sau mai bine zis substratul era urmatorul: "nu suntem doar un boutique". Pliantul si conceptul prezentat, reprezinta in sine o invitatie de a descoperi mult mai multe decat se lasa la vedere la un prim contact (asa si noi trebuie sa ne invitam viitorii intervievatori sa isi doreasca sa cunoasca mai multe despre noi decat scrie in CV; si putem face asta prin modul in care ne construim imaginea).

     Acest lucru m-a dus cu gandul la gasirea unei modalitati prin care am putea si noi sa ne "conceptualizam" ca inidivizi, sau cum sa ne transformam joburile intr-un "concept-career"?  

 

     Practic este vorba de a reuni diverse cunostinte, motivatii, aspecte ale personalitatii, pasiuni, valori, caracteristici, abilitati si hobby-uri  sub forma unui concept. Acest "concept-career" il putem gandi ca pe o umbrela sub care adapostim cele enumerate mai sus, astefel incat sa putem crea un brand personal unic, care sa ne reprezinte in totalitate. Am sa incerc sa exemplific dupa cum urmeaza: "sunt economist conform job-ului pe care il am, dar conform pregatirii academice sunt consilier pe comunicare; pasiunile mele sunt design-ul, pictura, literatura, poezia, etc; astfel, oricine poate spune ca m-as potrivi mai bine in domeniul artistic, insa eu spun ca pot sa imbin pregatirea academica, experienta profesionala si abilitatile cu pasiunile pe care le am astfel incat sa pot indeplini orice sarcina cu succes punand amprenta personala, iar rezultatul sa fie unul iesit din comun care sa ma recomande de la sine si care sa devina cartea mea de vizita.

     Putem sa ne "conceptualizam" si sa ne "branduim" sau "re-braduim" jucandu-ne cu ce avem, cu cine/ceea ce suntem, reinventandu-ne astfel incat sa ne putem face pulicitate si sa ne putem "vinde" cat mai scump.Trebuie sa gasim in noi acel ceva pe care nu il mai poate oferi nimeni altcineva, cel putin nu in masura si in modul in care il putem oferi noi! Invatand sa ne surprindem si sa ii surprindem pe altii cu asocierile si "mix-ul" nostru putem sa facem trecerea de la un simplu  job la un "concept-job" sau la un  "concept-career"!

     Asa   NU                                                                 Asa DA     

                                    

Medalia de aur in cariera

           Citeam zilele trecute intr-un roman (Cai in Galop - Yukio Mishima), un pasaj foarte interesant despre practica kendo si m-am gandit ca ar fi interesant sa ne gandim atitudinea in cariera in termeni kendo (arta martiala moderna japoneza a scrimei).  Pentru a intelege la ce ma refer, trebuie sa mentionez ca practicarea kendo presupune  o activitate solicitantă fizic și mental care combină valorile solide ale artelor marțiale cu elemente fizice specifice activitatilor sportive. Deasemenea, presupune o postura perfecta a practicantului, o atentie extraordianara si un echilibru psihic si mental greu de atins. Un practicant de kendo trebuie sa isi mentina tinuta chiar si in momentul loviturilor puternice, fara sa isi piarda echilibrul si concentarea. Una din greselile pe care o fac unii practicanti este aceea de a-si atintii privirea asupra varfului sabiei adversarului (sabiile de bambus sunt folosite in acest sport) , moment in care isi pierd atentia.

          In ceea ce priveste lagatura dintre cariera si acest sport, sunt convinsa ca majoritatea principiilor pe care il presupune kendo, pot fi preluate si asimilate in construirea si gestionarea carierei proprii. Aceste principii sunt atentia, determinarea, hotararea, tatonarea, echilibrul, eleganta miscarilor, asumuarea riscurilor, etc.

         Ganditi-va cum ar fi sa reusim sa ajungem la acel grad de "antrenament" cu noi insine astfel incat sa reusim sa ne pastram calmul, atentia si eleganta in orice decizie pe care trebuie sa o luam in cariera sau in viata personala?; cum ar fi sa stim cum sa param loviturile si sa stim exact momentul potrivit de "atac" si nu in ultimul rand, cum ar fi sa nu pierdem din priviri tinta pe care o avem, indiferent de situatie, cu ajutorul determinarii si concentrarii? 

        Putem, oare, sa castigam medalia de aur pentru succesul in cariera aplicand cateva principii sportive?

Ce fac VS ce imi doresc sa fac!

     Cum tocmai ce ma aflu in plin proces de schimbari si de self-improvement, m-am gandit la un mic exercitiu mental prin care sa incerc sa elimin VS-ul dintre ce fac si ce vreau sa fac. Astfel, incerc sa gandesc cele doua sintagme de mai sus in termeni de buzunare - de la pantaloni, fuste, posete sau rucsac. Cum? Va explic imediat sub forma unei mici povestioare:

     Dimineata unei zile obisnuite... ne trezim, ne respectam tabieturile matinale - cafea, tigari, stiri, etc- si ne pregatim sa iesim pe usa. La acel prim moment al diminetii, de obicei buzunarele noastre sunt goale (aici nu ma refer la bani- pentru ca acestia ar trebui sa stea in portofel :-) ).

Odata plecati de acasa, buzunarele incep sa ni se umple cu diverse: un flyer primit la metrou, un bilet de autobuz sau o cartela de metrou, o foita pe care ne notam ceva din mers, un post-it cu un numar de telefon, etc... Pe parcursul zilei, inafara acestor "nimicuri" isi pot face loc in buzunarele noastre si lucruri importante sau care ne intereseaza si cand vine momentul sa gasim acel lucru care ne trebuie, in multitudinea de nimicuri, fie nu mai gasim, fie cautam ceva vreme in gramajoara de hartii rasturnate pe birou. In ceea ce ma priveste, indes diversele flyere primite, bilete, post-it-uri, - de regula ce nu ma intereseaza in mod direct - in buzunarul stang al pantalonilor sau direct in geanta fara sa ma uit unde anume. In momentul in care primesc ceva ce ma intereseaza sau care imi atrage atentia, le "depozitez" in buzunarul din dreapta sau intr-un loc anume din geanta. De obicei se intampla sa ne mai schimbam aceste obiceiuri sau sa incurcam buzunarele, astfel incat sa amestecam hartiutele care nu ne intereseaza cu cele care ne intereseaza, insa seara, cand ajungem acasa le vom sorta si vom face ordine.

      Acestea fiind spuse, am sa incerc sa va explic legatura pe care o are povestioara de mai sus cu eliminearea "VS" -ului. Asa cum dimineata plecam de acasa cu buzunarele goale si ne intoarcem seara cu ele pline, la fel se intampla si cu idealurile si convingerile noastre. Fie ca este vorba de ceea ce facem, fie ca vorbim de ceea ce ne dorim, dimineata plecam cu mintea limpede, urmand ca ziua sa ne imbogateasca buzunarul ideilor, sa ne schimbe anumite idei sau sa ne ofere o cu totul alta viziune asupra lucrurilor; iar seara cand ajungem acasa facem "ordine" in aceste informatii si impresii acumulate peste zi.

     De cele mai multe ori, ne setam mintea de asa natura incat incercam sa nu amestecam ideile si impresiile pe care le avem despre de facem cu ideile, dorintele si convingerile pe care le avem vis-a vis de ce ceea ce ne dorim sa facem; la fel cum din instinct introducem hartiutele in functie de "categorii" in buzunarele noastre.

     In aceeasi maniera in care biletelele se pot amesteca in buzunarele noastre, la fel se pot amesteca si coordonatele lucrurilor pe care le avem cu cele pe care ni le dorim. Daca vreti, este ca si cand am avea in buzunarul stang pregatirea si aptitudinile care ne sunt necesare pentru a indeplini sarcinile job-ului actual, iar in buzunarul din dreapta am avea caracteristicile, abilitatile, pasiunea si determinarea care  ne recomanda pentru job-ul pe care ni-l dorim. Atunci cand cautam ceva, cautam in ambele buzunare si in cautarea noastra este posibil sa amestecam continutul celor doua, rezultatul nefiind unul dezastruos, ci dimpotriva. Putem constata ca nu trebuie sa mai respectam aceasta regula stricta de sortare, ci sa amestecam continuturile pentru a obtine inspiratia si ideea "salvatoare".

                   De abicei gasim ceea ce cautam acolo unde ne asteptam mai putin!!!

 

   

Cum luam o decizie?

http://thingsweforget.blogspot.com/

       In primul rand vreau sa va enumar cateva principii si imperative dupa care ma ghidez, atunci cand vine vorba de a lua o decizie:
1. Nu exista decizie perfecta!
2. O decizie luata trebuie asumata!
3. Orice decizie implica o schimbare si un risc!
4. Mai bine regret o decizie luata -gresit- decat sa nu iau o decizie si sa ma intreb "ce ar fi fost daca..?" (in cazul meu instinctul este foarte important)
5. Decizia cea mai buna este cea pe care o luam noi insine, indiferent de consecinte!
   
     Acestea fiind spuse (enumerate) am sa incerc sa detaliez putin de ce cred eu in cele 5 "maxime" de mai sus:
Nu cred in lucruri perfecte, ci in perfectionare si in decizii ideale - in functie de situatie, moment sau conjunctura. Pentru mine o decizie ideala = o decizie de care sunt multumita si cu ajutorul careia ma simt impacata!  Al doilea principiu dupa care ma ghidez si care cred ca este cel mai important este asumarea deciziei luate si a riscurilor pe care le implica. Atunci cand trebuie sa luam o decizie, de obicei, punem in balanta argumentele pro si contra, ne facem o analiza cost-beneficiu si in functie de acestea luam o hotarare. Acesta hotarare odata luata, se poate dovedi a fi mai mult sau mai putin buna, insa daca am luat-o trebuie sa mergem pana la capat cu ea. Schimbarile ce pot interveni si riscurile ce pot aparea fac parte integranta deciziei si trebuie gestionate ca atare. Regretele, dubiile sau sovaiala nu au ce sa caute in ecuatia punerii in aplicare a deciziei, in schimb pot aparea la momentul anterior luarii unei hotarari. Fara indoiala ca exista si situatii in care odata ce decizia a fost luata putem sa o adaptam pe parcurs, astfel incat sa ne optimizam rezultatele, insa acestea sunt cazuri rarisime. Principalul este sa fim decisi si sa ducem la capat ce ne-am propus. Nu este un capat de lume daca realizam ca poate nu era aceea decizia cea mai buna, insa intotdeauna vom avea de invatat de pe urma greselilor facute.
      Principiile 4 si 5 sunt, din punctul meu de vedere, interdependente si am sa va explic de ce cred asta:
Exemplu: Eu trebuie sa iau o decizie. Analizez situatia tinand cont de punctele tari sau slabe, punand in balanta eventualele sacrificii pe care ar trebui sa le fac si posibilele castiguri sau pierderi ulterioare. Cuvantul "eu" reprezinta cheia in procesul de luare a unei decizii: fiecare, in individualitatea sa, este cel mai in masaura sa ia o decizie...nu trebuie sa ne lasam influentati de ce decizii ar lua altii in locul nostru, sau de ce cred cei din jur ca este mai bine de facut. Toti cei care s-au lasat la un moment dat influentati de alte persoane in luarea unei hotarari sau toti cei pentru care au luat altii decizii in locul lor stiu ca acel "eu" este foarte important! In egala masura, odata ce noi suntem cei care decidem ceva, nu avem cum sa ii invinovatim pe ceilalti de esecul nostru si nici nu se poate intampla ca altii sa isi aroge meritele noastre. Tot acest "eu" este cel care face legatura dintre principul 5 si cel precendent. De exemplu, daca nu am lua noi decizia, am regreta si ne-am intreba ce-ar fi fost daca am fi luat-o noi.
     Concluzia trasa de mine dupa analizarea deciziilor luate de mine - mai bune sau mai putin bune - este ca trebuie sa ascultam de instinctele pe care le avem si sa ducem la bun sfarsit ce ne-am propus (pentru ca altfel nu vom stii daca a fost o decizie buna sau rea) si sa ne asumam hotararea (cu toate implicatiile ei)!    
     Era sa uit: Deciziile pe care le luati trebuie sa va reprezinte si sa nu vina in contradictie cu principiile, valorile sau personalitatea dumnevoastra!
                           Credeti in voi si in decizia luata!