Prioritati peste prioritati, dorinte, planuri, sumedenie de urgente, checklist-uri, s.a.m.d. ...in fiecare zi suntem asaltati de lucruri pe care trebuie sa la rezolvam cat mai bine si, evident, intr-un timp cat mai scurt. In acelasi mod, fie ca vorbim despre job sau despre viata privata, zilnic ne gandim si la dorintele noastre si la planurile pe termen scurt, mediu sau lung. In egala masura a bifa aspectele de realizat de pe lista de "to do" de la job si de pe lista de "to do" pe plan personal implica timp si efort.
Prioritizarea, selectia si planificarea sunt cuvinte cheie si reprezinta piatra de temelie de la baza planului nostru zilnic de actiune. Desi factorii externi sunt cei care perturba de cele mai multe ori desfasurarea lina a lucrurilor, sunt foarte multe cazuri in care propria dezorganizare este cea care este responsabila de "prabusirea" propriilor planuri.
In ceea ce ma priveste recunosc faptul ca am tendinta de a ma pierde in detalii, asta si din cauza ca imi doresc sa rezolv cat mai multe lucruri intr-un timp cat mai scurt si "eficientizarea" mea se trasnforma astfel, in superficialitate si neatentie. Drept urmare, pentru a evita situatiile in care eficienta imi poate fi pusa la indoiala, am devenit "omul listelor" si aplic urmatoarea reteta:
1. ajung la birou si imi notez toate chestiunile pe care le am de rezolvat pe ziua in curs (asta daca nu cumva am deja creionata lista de "to do" din ziua precedenta). Principiul schitarii listei este urmatorul, aparent unul simplu: Urgente si Non -urgente
2. evident, din mers, pe parcursul zilei mai apar cel putin inca pe atatea lucruri de rezolvat, pe care le notez cu religiozitate in agenda (mailurile curg, telefoanele suna, uneori raspunzi la un mail in timp ce vorbesti la telefon, etc)
3. intr-un moment de respiro rezolv lucrurile marunte, iar pe cele care implica mai mult timp le inserez in lista initiala. Intrebarea este cum facem asta, tinand cont ca toate sunt "URGENTE"? Incerc sa nu ma dezic de la a-mi adresa urmatoarea intrebare: " daca nu eram la birou in momentul in care a venit un mail "urgent" de exemplu, nu ar fi putut sa rezolve altcineva situatia, sau nu ar fi suportat amanare?" Daca raspunsul este ca ar fi putut, atunci il plasez in categoria fara urgenta si ma voi ocupa de el cand va veni momentul (de preferat la finalul zilei sau cel tarziu a doua zi).
4. Nu sunt adepta dictonului : "Lucrurile se rezolva de la sine", ci a proverbului; "Nu lasa pe maine, ce poti face azi!" (daca ne organizam si stim cu adevarat ce este prioritar si urgent reusim sa ne intram in ritm si sa bifam cu succes toate provocarile zilei)
4. chestiunile pe care le incadrez in categoria "Non-urgente"le voi rezolva in ordinea in care vin (de preferat cu calm si fara consum nervos inutil)
5. nu in ultimul rand, deoarece job-ul meu este de a lucra cu clientii, principiul de baza dupa care ma ghidez este de a acorda prioritate maxima rezolvarii situatiilor legate de acestia. Clientii nu trebuie lasati sa astepte si promptitudinea este calitatea pe care ei o apreciaza cel mai mult. In egala masura acest lucru atrage dupa sine multumirea clientului si recomandari pe viitor.
Astfel, daca respect cele de mai sus, ziua decurge in mod normal si lucrurile vor fi rezolvate, urmand ca ziua ce vine sa o luam de la capat!
to be continued...
Niciun comentariu:
Trimiteți un comentariu